Cómo hacer una integración de software exitosa
Una guía para tomadores de decisiones
¿Recuerdas aquellos tiempos en que encender tu PC te daba tiempo para prepararte un café, conversar y hasta leer el periódico?
Un estudio del IDC Latinoamérica revela que las empresas latinoamericanas pierden un promedio de 4.5 horas por semana por empleado debido a la falta de integración de datos.
Uno de los principales culpables de esta ineficiencia es la falta de integración efectiva entre sistemas interdependientes. Eliminar la duplicación de datos y aumentar la productividad a través de la integración de software es más fácil que nunca. Este artículo te guiará a través de los pasos esenciales para lograr una integración exitosa.
¿Qué entendemos por integraciones?
Las integraciones de sistemas combinan diferentes aplicaciones y sistemas para que funcionen juntos de manera eficiente, compartiendo datos y automatizando procesos. Estas integraciones se pueden dar entre sistemas de Recursos Humanos, Contabilidad, ERP y mucho más.
Si estás evaluando una incorporación de un software a tu empresa y integración con tus sistemas, los siguientes pasos te ayudarán a llevarlo de mejor manera.
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1.- Sé claro con los objetivos
Es crucial dedicar tiempo a reflexionar sobre las necesidades antes de comenzar. La demanda de integración suele provenir de un área específica del negocio, pero es vital incluir a todas las partes interesadas desde el principio para obtener una visión completa de lo que se requiere para toda la empresa.
Por otro lado, es importante pensar en el futuro. La incorporación de un software puede ser lenta y muchas cosas pueden cambiar en ese tiempo. ¿Cómo será el negocio en el futuro? ¿Qué información se necesitará a diario, quién la necesitará y dónde y cuándo se querrá que esté disponible?
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2.- Elige a las personas adecuadas
No te enfoques solo en el software o sistema a integrar. Se necesita liderar para cambiar los procesos. Encontrar al líder de proyecto adecuado que pueda gestionar este cambio y una estructura de gestión de proyectos ágil adecuada para un proyecto exitoso. La falta de autoridad del líder puede estancar el proyecto en una serie de problemas posteriores.
¿Quién es la mejor persona para proporcionar la integración?
Un error común es elegir a la persona más competente en el ámbito técnico, asumiendo que tiene las habilidades para gestionar proyectos de manera efectiva. Un buen gerente de proyecto puede confiar en las habilidades técnicas de otros, mientras que los técnicos suelen estar acostumbrados a gestionar tareas en lugar de recursos.
3.- Elige al partners adecuado
Es fácil pensar en el proyecto de integración como algo que se hace solo una vez, pero se necesita una solución escalable y de mejora continua que se adapte al crecimiento del negocio y al software con el que se integra. Busca un proveedor que comprenda ambos conjuntos de software, así como tus propias necesidades, que te ofrezcan acompañamiento y asegúrate de que la integración funcione con todas las versiones futuras del software.
Para algunos sistemas ERP más grandes, hay paquetes de integración listos para usar disponibles. Las soluciones listas para usar pueden ofrecer un ahorro de costos en comparación con una integración a la medida, pero ¿es la opción correcta para ti?
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4.- Ojo al detalle
Es importante trabajar en profundidad en tantos escenarios como sea posible y asegurar la participación del proveedor de integración desde el principio.
Si se opta por una solución lista para usar, la capacidad de personalizar es limitada. En el caso de una solución personalizada, asegúrate de que el proveedor comprenda tus objetivos finales, además de las especificaciones técnicas.
5.- Gestiona el alcance
Una vez que el equipo tenga la autoridad y dirección necesarias para generar cambios, es crucial controlar cuidadosamente la fase de entrega. Mantén un registro de las decisiones acordadas en un registro formal.
El cambio puede salirse de control, por lo que se necesitan procedimientos de versionado y escalada adecuados para los nuevos procesos. Documenta esto en un marco de control de proyectos formal para garantizar que cualquier cambio se gestione de manera consistente y se planifique con anticipación.
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6.- Nada dura para siempre
Aunque se planifique una asociación a largo plazo con proveedores de software, es importante tener en cuenta qué sucede cuando uno o ambos sistemas cambian.
Al considerar reemplazar cualquier software, piensa en qué otro software depende de él. A menudo, una empresa tendrá un experto que conoce todo sobre una integración específica, lo cual es útil hasta que se va. Asegúrate de mantener un registro central de todas las integraciones y los contactos clave para ellas.
El servicio de integración de software de TCIT
TCIT es una consultora de software que puede integrar la mayoría de los principales software contable, de recursos humanos y/o ERP. Nos asociamos con varios proveedores, incluidos BUK, SAP y más. Si desea obtener más información sobre la integración de sus sistemas, contacte ahora mismo con uno de nuestros consultores en tcit.cl/contacto
