En mercados cada vez más competitivos, las empresas buscan constantemente nuevas formas de diferenciarse y ofrecer valor agregado a sus clientes y trabajadores. Con el fin de lograrlo es imprescindible contar con procesos muy bien estructurados, que trabajen de forma óptima en cada una de sus etapas para así alcanzar los mejores resultados.

Sin embargo, el manejo de la operación algunas veces resulta ser complejo y puede convertirse en una labor complicada donde la suma de ineficiencias merme los resultados. La forma más recomendable de fortalecer es la de gestionar los procesos dentro de la organización y fuera de ella a través de sistemas o soluciones inteligentes digitales, que permitan automatizar y sistematizar las actividades como pueden ser las de ejecución, de análisis, seguimiento o incluso de mejora.

Cuando hablamos de sistematización y automatización, nos referimos a la combinación de tecnología de la información para apoyar la ejecución de las actividades del proceso, porque es necesario entender que la automatización puede realizar automáticamente tareas repetitivas y reglas claras de ejecución. Mientras sistematizar crea una visión general de la organización y de todos sus componentes, esto con el fin de encontrar fallas, posibles riesgos y nuevas formas de optimizar los recursos con los cuales cuenta la empresa.

A menudo, la rutina diaria hace que las únicas actividades que se registren ordenadamente sean las relacionadas con la facturación, descuidando aspectos como inventarios, compras, logística, comunicación y atención al cliente. Para contrarrestar esta realidad existe la sistematización, una herramienta que permite administrar procesos ordenadamente, haciendo más eficiente la gestión de la empresa.

La sistematización optimiza los procesos administrativos/productivos de la empresa y ayuda a evidenciar puntos críticos.

Sistematizar, recupera la memoria histórica, interpretarla es aprender nuevos conocimientos, compartir con otras personas ventajas y apropiarnos críticamente de nuestra experiencia. Permite extraer aprendizajes que contribuyan a mejorar, aporta a un diálogo crítico entre los actores de los procesos.

Al automatizar procesos de ejecución, se tiene un mayor control del negocio además de la gestión y agilidad de respuesta en el punto de venta, siendo mucho más eficiente, fortaleciendo el nivel servicio y la forma en que los clientes lo perciben.

Conoce algunos beneficios de sistematizar:

  • Un negocio sistematizado reduce las deficiencias

No importa el tamaño, la mayoría de las empresas pueden volverse caóticas por los detalles. Los sistemas le permiten dividir un proceso en un conjunto de tareas.

 Cuando se toma el tiempo para sentarse con su equipo y definir los procesos hasta sus partes más detalladas, se asegura de que el panorama general funcione sin problemas, reduciendo también el margen de error de la información debido a las restricciones que se puedan tener.

  • Permite delegar de manera efectiva

Crear un proceso de tareas sistematizado significa que los miembros del personal pueden ejecutar eficientemente las responsabilidades, sin una referencia constante del supervisor. También aborda casos en donde se tenga más de un tipo de usuario, esto limita y ofrece lo necesario a los empleados con distintos roles para el manejo de la parte operacional del sistema, brindando a su vez mayor seguridad de los recursos que se tengan y la delegación de las actividades del negocio. 

  • Asegura un producto consistente y una experiencia del cliente

Como con cualquier producto digno, la consistencia es clave. Un negocio sistematizado asegura que podrá ofrecer una experiencia consistente a sus clientes y al negocio. A su vez, un producto consistente lo ayuda a construir una sólida base de clientes que sabe exactamente qué esperar, teniendo la posibilidad de mejorar en el tiempo con nuevas características que aborden las nuevas necesidades del cliente.

  • Mejora el ambiente de trabajo

Una vez sistematizado el negocio, se comprenderá mejor los conjuntos de habilidades que necesita. Estará mejor equipado para reclutar, motivar y mantener empleados de calidad cuando pueda ofrecer un ambiente de trabajo deseable.

Cuando el equipo conoce sus roles, puede continuar con el funcionamiento diario del negocio; el líder puede enfocarse en la dirección estratégica. Aquí es donde puede ver un crecimiento exponencial.

Los integrantes en el equipo se vuelven también más analíticos y proactivos al contar con herramientas tecnológicas útiles que facilitan su trabajo.

Te contamos algunos de los beneficios de automatizar: 

  •  Reducción de tiempos

Los equipos pueden aliviar tareas repetitivas que antes consumían gran parte de su tiempo mediante la creación de tareas, procesos, ingreso de información y reportería, para así enfocarse en actividades de mayor relevancia que realmente aporten valor al negocio o de nuevas actividades, de esta forma se cubre un mayor alcance frente a un público más exigente.

  • Visibilidad

Las métricas son generadas oportunamente con la posibilidad de tener en un vistazo inmediato (a través de reportes diarios), el panorama general del negocio, con información clave para la toma de decisiones.

No sólo la visibilidad de datos en forma interna se ve mejorada, si no también de cara al cliente, por lo que se le proporciona mucha más información y recursos para lo que necesita.

  • Eficiencia Operativa

La eficiencia y desempeño del equipo mejora de forma importante al contar con información confiable y accesible en cualquier momento. Esto permite evaluar y reaccionar de forma efectiva y eficiente ante cada situación, así como pronosticar mejores ventas y mejorar sustancialmente el posicionamiento ante clientes, debido a un mejor conocimiento y atención a sus necesidades.

La automatización de procesos reduce el tiempo para realizar las tareas, el esfuerzo requerido y el costo de completarlas, mejorando con esto la productividad de los representantes.

  •  Reducción de costos

Las tareas manuales implican que el personal invierta más tiempo en un proceso, además de ser susceptibles al error humano. Por ende, implican un mayor costo para la compañía.

La automatización de procesos permite lograr más con menos recursos. Realineando las tareas y eliminando aquellas innecesarias en los equipos de trabajo. Mejorando con esto el rol de la organización.

  •  Información detallada

El equipo contará con información actualizada y accesible en cualquier momento, dando paso a la integración de reportería y análisis de datos. Con esto la detección de oportunidades, así como la toma de decisiones se facilitan. La información y comunicación fluye eficientemente entre áreas operativas y gerenciales, mejorando la gestión global. Asimismo, gracias a que la información viene de una sola fuente, se evita el problema de la falta de credibilidad o duplicidad de reportes.

  •  Mejora la colaboración entre equipos de trabajos

El éxito del negocio requiere de la participación sincronizada de todas las áreas: ventas, trade marketing, administración y operaciones.

Al automatizar se facilita el flujo de información y la comunicación entre ellos, disminuyendo considerablemente los tiempos de respuesta y acción de cada parte, mejorando el servicio que proveen.

Después de conocer los significados exactos de los conceptos, podemos integrarlos en una forma de cambiar nuestro modelo de negocios.

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Antonio Coll y Pi #124A, Providencia – Santiago, Chile